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domenica 29 maggio 2016

COME LEGGERE UN CAPITOLATO E QUALI VOCI VERIFICARE

Dopo qualche approfondimento in cui ho cercato di spiegare quali sono le premesse per affrontare al meglio la gestione del proprio stand: quali domande farsi, e come muoversi nell'ambito degli allestimenti fieristici, ora voglio affrontare un argomento  più pratico:

Come leggere un capitolato e cosa verificare

Premettiamo che nel momento in cui vi rivolgete ad un progettista e/o allestitore, alla fine del processo creativo e della trattativa economica quello che vi chiederanno di firmare è un PREVENTIVO

.

Attenzione, è il capitolato che vi chiederanno di firmare che farà testo da questo momento in avanti!
Il progetto che avete visto fino ad ora composto da disegni ed immagini fotografiche dopo la firma passa in secondo piano.
Teoricamente Progetto e Capitolato dovrebbero coincidere ma sempre più spesso non è cosi e capita di firmare un lungo capitolato dando per scontato che comprenda tutto quanto disegnato e poi trovarsi a discutere sul fatto che molte voci non erano comprese.
Ora vedremo cosa verificare prima di firmare un capitolato/preventivo che fa da contratto:
Le macrovoci che compongono il preventivo normalmente sono:
- Oggetto
- Elenco delle forniture e servizi offerti con singoli prezzi.
- Totale
- Elenco esclusioni

OGGETTO
L'oggetto di solito specifica:
nome del cliente, nome della fiera, città, date della fiera e se la fornitura è a noleggio o vendita.
Quest'ultimo aspetto è molto importante!

Abitualmente gli stand anche quelli personalizzati (composti da elementi fatti su misura) sono proposti a noleggio.
Questo vuole dire che, anche se il cliente decidesse di rimontare lo stesso stand l'allestitore potrebbe riproporre lo stesso prezzo dell'anno precedente.
Precisiamo che normalmente gli stand a noleggio tendono ad avere un prezzo più basso, rispetto alla vendita, in quanto l'allestitore mette in conto a termine smontaggio di buttare o riutilizzare quanto possibile per altri lavori senza immagazzinare niente.
Per questo motivo, se avete intenzione di partecipare ad una fiera e siete certi di rifare la stessa fiera per qualche anno, magari riconfermando anche la stessa area, fatelo presente!!! Per un allestitore un contratto di rimontaggio per più manifestazioni è oro! Sarà ben felice e riuscirete a spuntare un prezzo notevolmente più basso.

Nel caso in cui lo stand fosse in vendita (cosa piuttosto rara) attenzione a concordare con l'allestitore i costi di magazzinaggio per il periodo fino alla manifestazione successiva ed i costi di ripristino del materiale.

Questo argomento, per le variabili in campo, meriterebbe un maggiore approfondimento.
Nel caso in cui foste interessati fatemelo sapere a provvederò a rispondere a tutte le vostre domande.

ELENCO FORNITURE, QUANTITA' E SINGOLI PREZZI

Abitualmente prevede una tabella simile:

Descrizione
Unità di misura
Prezzo singolo
Quantità
Prezzo totale





Fornitura ecc...
Mq
2
Montaggio ecc..
N.
3

questo elenco per quanto possa essere lungo e spesso con termini tecnici è molto importante in quanto specifica tutto quanto (beni e servizi) vengono forniti dall'allestitore.
Il lavoro che spesso faccio io per i miei clienti è proprio quello di spulciare voce per voce e verificare se, disegno alla mano, è stato considerato tutto.
Alcune omissioni potrebbero essere semplici sviste ma, molto più spesso si tratta di elementi che l'allestitore non aveva preso in considerazione e quindi non ha intenzione di fornire.
A preventivo firmato si tradurranno tutte in aggiunte!

Altro aspetto da considerare, se il preventivo comprenderà alcuni elementi fatti su misura e quindi in vendita, nel capitolato dovrà essere chiaramente specificato quali sono le voci considerate e noleggio (normalmente pedana, pareti standard, impianto elettrico, arredi) con quelle che invece saranno in vendita (grafica, espositori particolari, ecc..).

Le macrovoci che compongono l'elenco delle forniture dovranno essere:
- Forniture a noleggio
- Forniture in vendita
(verificare il costo del probabile magazzinaggio se a termine manifestazione lasciato dall'alletitore)
- Arredi
- Impianto elettrico
- Grafica
- Audiovisivi
- Montaggio, Smontaggio e Trasporti


TOTALE
Sul totale, c'è poco da dire, è l'ultima voce del preventivo.
Normalmente se non specificato si intende IVA esclusa.
Ma attenzione il preventivo non è finito, la parte più importante viene ora, le:

VOCI ESCLUSE
Per voci escluse si intende, ovviamente, tutto quanto non è compreso nel preventivo.
Molte di queste voci sono più che giustificate:
- Grafica > normalmente è esclusa nel momento in cui alla firma del preventivo la grafica non è ancora stata definita.
- IVA > come detto sopra
- Appendimenti a soffitto fiera > Effettivamente la preparazione degli agganci e cavi a soffitto fiera è un servizio che può fornire solo la fiera con prezzi diversi in base al numero di agganci ed altro... L'allestitore può farci ben poco! L'unica cosa che può fare è in base alla sua esperienza dirvi un prezzo indicativo ma non è detto che sia quello giusto!
- Quant'altro non espressamente menzionato > questa voce in pratica vi dice che se c'è scritto sopra è compreso, altrimenti no. Leggete bene sopra!


Altre voci nascondono delle vere e proprie truffe:
- Movimentazione materiali presso i nostri magazzini > ATTENZIONE!!! L'allestitore che mette una voce del genere ha tutte le intenzioni di truffarvi!!! E' inutile che metti nel capitolato Montaggio e smontaggio e poi mi escludi la movimentazione con il chiaro intento poi, a termine lavori, di aggiungere una cifra che nessuno potrà mai verificare.
- Noleggio muletti in fiera > anche questa voce deve mettere in allarme in quanto il montaggio dovrebbe comprendere anche la movimentazione. Alcune fiere però obbligano gli allestitori all'utilizzo dei loro muletti ed espongono prezzi altissimi. Chiedete chiarimenti!

Quelle sopra specificate sono solo alcune voci che ho trovato durante il mio lavoro ma ve ne possono essere tante altre in base alla situazione caso per caso ed in base alla fantasia di chi scrive il preventivo.
Se avete dei dubbi scrivetemi e vedrò di rispondervi alla svelta!




In ogni caso in consiglio che posso darvi è quello di fare mente locale prima di firmare un'offerta economica per uno stand.
Se prima di firmare chiedete all'allestitore di portarvi in fiera anche il bancale con i Vostri cataloghi con tutta probabilità vi dirà di si "certamente!!!" se lo chiedete dopo potrebbe chiedervi un aggiunta "il camion era già pieno... ho dovuto fare un viaggio apposta!!!

Per ora è tutto!
Sarò ben felice di rispondere alle vostre domande.


Al prossimo approfondimento!!!

3 commenti:

  1. Buongiorno, grazie per il Suo articolo, molto utile. Se posso vorrei capire meglio una cosa. Un problema che proprio non si riesce a superare spesso con gli allestitori è che non si ha particolare vantaggio economico a rifornirsi sempre dallo stesso, perchè ogni volta che c'è una fiera è come se fosse la prima volta. Quindi leggo di questo contratto di rimontaggio, che potrebbe essere la soluzione. Ma se il rimontaggio riguarda fiere diverse, con aree diverse e in località diverse, come ci si accorda? Nel nostro caso ad esempio, in alcune fiere abbiamo 160mq, in altre molti meno. In alcune portiamo la nostra macchina che è una pressa molto ingombrante, in altre non la portiamo. Un contratto di rimontaggio può essere ugualmente utile? Si possono definire con questo accordo queste situazioni differenti e cercare comunque di risparmiare qualcosa economicamente? Grazie mille se avrà tempo di rispondermi. Cordialmente

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    1. Buongiorno,
      iniziamo col dire che un contratto di rimontaggio con un allestitore riesce ad essere particolarmente vantaggioso nel momento in qui le aree sono uguali o simili. In questo caso una volta preparato il materiale che fa parte del vostro stand, di volta in volta pagherete unicamente i trasporti e montaggi.

      Nel momento in cui le aree sono sempre diverse, e lo stand subisce forti modifiche ogni volta, è normale che non si riesca ad avere un grande vantaggio da un contratto. Quasi sempre si riescono ad ottenere degli sconti più o meno significativi dovuti al fatto che l'allestitore ha la sicurezza di avere quel lavoro in diverse fiere. Si tratta unicamente di sconti dovuti alla fidelizzazione.

      Nel vostro caso dovreste lavorare a monte, cioè sul progetto.
      Raccogliete le piante delle fiere delle scorse edizioni in modo da avere un'idea delle metrature in cui dovrete costruire il vostro stand nell'arco di uno o due anni e fatevi fare un progetto dello stand tenendo conto che dovrà essere rimontato in aree diverse. Io inizierei la progettazione dall'area più grande studiando degli elementi che possano essere utilizzati in diverse soluzioni anche nelle aree più piccole.

      Intendiamoci, ci saranno sempre degli elementi che saranno a noleggio e che dovranno essere adattati di volta in volta (pedana, cielinature, arredi ecc...) ma gli elementi caratterizzanti e distintivi del vostro stand rimarranno sempre quelli con il duplice vantaggio di avere la stessa immagine in tutte le fiere e risparmiare notevolmente.

      Altra cosa importante è trovare un allestitore che capisca il progetto e che abbia davvero voglia di iniziare una proficua collaborazione con voi!

      Grazie per la domanda,
      spero che la risposta vi possa essere utile

      Non esiti a contattarmi per altri dubbi e domande!

      Cordiali saluti
      Arch. Matteo Calvi

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