Blog finalizzato all'esame di tutti gli aspetti riguardanti gli Allestimenti fieristici.

domenica 29 maggio 2016

COME LEGGERE UN CAPITOLATO E QUALI VOCI VERIFICARE

Dopo qualche approfondimento in cui ho cercato di spiegare quali sono le premesse per affrontare al meglio la gestione del proprio stand: quali domande farsi, e come muoversi nell'ambito degli allestimenti fieristici, ora voglio affrontare un argomento  più pratico:

Come leggere un capitolato e cosa verificare

Premettiamo che nel momento in cui vi rivolgete ad un progettista e/o allestitore, alla fine del processo creativo e della trattativa economica quello che vi chiederanno di firmare è un PREVENTIVO

.

Attenzione, è il capitolato che vi chiederanno di firmare che farà testo da questo momento in avanti!
Il progetto che avete visto fino ad ora composto da disegni ed immagini fotografiche dopo la firma passa in secondo piano.
Teoricamente Progetto e Capitolato dovrebbero coincidere ma sempre più spesso non è cosi e capita di firmare un lungo capitolato dando per scontato che comprenda tutto quanto disegnato e poi trovarsi a discutere sul fatto che molte voci non erano comprese.
Ora vedremo cosa verificare prima di firmare un capitolato/preventivo che fa da contratto:
Le macrovoci che compongono il preventivo normalmente sono:
- Oggetto
- Elenco delle forniture e servizi offerti con singoli prezzi.
- Totale
- Elenco esclusioni

OGGETTO
L'oggetto di solito specifica:
nome del cliente, nome della fiera, città, date della fiera e se la fornitura è a noleggio o vendita.
Quest'ultimo aspetto è molto importante!

Abitualmente gli stand anche quelli personalizzati (composti da elementi fatti su misura) sono proposti a noleggio.
Questo vuole dire che, anche se il cliente decidesse di rimontare lo stesso stand l'allestitore potrebbe riproporre lo stesso prezzo dell'anno precedente.
Precisiamo che normalmente gli stand a noleggio tendono ad avere un prezzo più basso, rispetto alla vendita, in quanto l'allestitore mette in conto a termine smontaggio di buttare o riutilizzare quanto possibile per altri lavori senza immagazzinare niente.
Per questo motivo, se avete intenzione di partecipare ad una fiera e siete certi di rifare la stessa fiera per qualche anno, magari riconfermando anche la stessa area, fatelo presente!!! Per un allestitore un contratto di rimontaggio per più manifestazioni è oro! Sarà ben felice e riuscirete a spuntare un prezzo notevolmente più basso.

Nel caso in cui lo stand fosse in vendita (cosa piuttosto rara) attenzione a concordare con l'allestitore i costi di magazzinaggio per il periodo fino alla manifestazione successiva ed i costi di ripristino del materiale.

Questo argomento, per le variabili in campo, meriterebbe un maggiore approfondimento.
Nel caso in cui foste interessati fatemelo sapere a provvederò a rispondere a tutte le vostre domande.

ELENCO FORNITURE, QUANTITA' E SINGOLI PREZZI

Abitualmente prevede una tabella simile:

Descrizione
Unità di misura
Prezzo singolo
Quantità
Prezzo totale





Fornitura ecc...
Mq
2
Montaggio ecc..
N.
3

questo elenco per quanto possa essere lungo e spesso con termini tecnici è molto importante in quanto specifica tutto quanto (beni e servizi) vengono forniti dall'allestitore.
Il lavoro che spesso faccio io per i miei clienti è proprio quello di spulciare voce per voce e verificare se, disegno alla mano, è stato considerato tutto.
Alcune omissioni potrebbero essere semplici sviste ma, molto più spesso si tratta di elementi che l'allestitore non aveva preso in considerazione e quindi non ha intenzione di fornire.
A preventivo firmato si tradurranno tutte in aggiunte!

Altro aspetto da considerare, se il preventivo comprenderà alcuni elementi fatti su misura e quindi in vendita, nel capitolato dovrà essere chiaramente specificato quali sono le voci considerate e noleggio (normalmente pedana, pareti standard, impianto elettrico, arredi) con quelle che invece saranno in vendita (grafica, espositori particolari, ecc..).

Le macrovoci che compongono l'elenco delle forniture dovranno essere:
- Forniture a noleggio
- Forniture in vendita
(verificare il costo del probabile magazzinaggio se a termine manifestazione lasciato dall'alletitore)
- Arredi
- Impianto elettrico
- Grafica
- Audiovisivi
- Montaggio, Smontaggio e Trasporti


TOTALE
Sul totale, c'è poco da dire, è l'ultima voce del preventivo.
Normalmente se non specificato si intende IVA esclusa.
Ma attenzione il preventivo non è finito, la parte più importante viene ora, le:

VOCI ESCLUSE
Per voci escluse si intende, ovviamente, tutto quanto non è compreso nel preventivo.
Molte di queste voci sono più che giustificate:
- Grafica > normalmente è esclusa nel momento in cui alla firma del preventivo la grafica non è ancora stata definita.
- IVA > come detto sopra
- Appendimenti a soffitto fiera > Effettivamente la preparazione degli agganci e cavi a soffitto fiera è un servizio che può fornire solo la fiera con prezzi diversi in base al numero di agganci ed altro... L'allestitore può farci ben poco! L'unica cosa che può fare è in base alla sua esperienza dirvi un prezzo indicativo ma non è detto che sia quello giusto!
- Quant'altro non espressamente menzionato > questa voce in pratica vi dice che se c'è scritto sopra è compreso, altrimenti no. Leggete bene sopra!


Altre voci nascondono delle vere e proprie truffe:
- Movimentazione materiali presso i nostri magazzini > ATTENZIONE!!! L'allestitore che mette una voce del genere ha tutte le intenzioni di truffarvi!!! E' inutile che metti nel capitolato Montaggio e smontaggio e poi mi escludi la movimentazione con il chiaro intento poi, a termine lavori, di aggiungere una cifra che nessuno potrà mai verificare.
- Noleggio muletti in fiera > anche questa voce deve mettere in allarme in quanto il montaggio dovrebbe comprendere anche la movimentazione. Alcune fiere però obbligano gli allestitori all'utilizzo dei loro muletti ed espongono prezzi altissimi. Chiedete chiarimenti!

Quelle sopra specificate sono solo alcune voci che ho trovato durante il mio lavoro ma ve ne possono essere tante altre in base alla situazione caso per caso ed in base alla fantasia di chi scrive il preventivo.
Se avete dei dubbi scrivetemi e vedrò di rispondervi alla svelta!




In ogni caso in consiglio che posso darvi è quello di fare mente locale prima di firmare un'offerta economica per uno stand.
Se prima di firmare chiedete all'allestitore di portarvi in fiera anche il bancale con i Vostri cataloghi con tutta probabilità vi dirà di si "certamente!!!" se lo chiedete dopo potrebbe chiedervi un aggiunta "il camion era già pieno... ho dovuto fare un viaggio apposta!!!

Per ora è tutto!
Sarò ben felice di rispondere alle vostre domande.


Al prossimo approfondimento!!!

sabato 21 maggio 2016

COLLETTIVE ED ALLESTIMENTI MODULARI - Introduzione

Fino ad ora abbiamo parlato di stand personalizzati e di come gestire la tua fiera per avere il massimo riscontro possibile.

Ora è il momento di introdurre un nuovo aspetto degli allestimenti:

Le collettive e gli allestimenti modulari.
Prima di tutto dobbiamo ribadire quanto già espresso nei precedenti post, anche in questo caso, lo scopo di un allestimento è quello di esprimere un concetto e dei valori che siano facilmente comprensibili hai visitatori.
Nel caso in cui una associazione o un raggruppamento decida di partecipare ad una fiera l'obbiettivo principale è quello di far capire ai visitatori quali sono i membri di quella "aggregazione" e quali sono le caratteristiche che li distinguono dal resto degli espositori.
Da qui l'esigenza di studiare un allestimento che metta in evidenza i caratteri somatici comuni degli appartenenti al raggruppamento lasciando comunque la possibilità al singolo espositore di esprimere il proprio carattere e le proprie caratteristiche.
Altro elemento fondamentale è lo studio di una struttura che permetta adattare facilmente gli elementi che compongono lo stand a diverse aree in fiera.

Progettare una collettiva prevede un lavoro di studio su tre livelli:
- Il primo deve esprimere i caratteri che accomunano i membri della collettiva.
- Il secondo deve comunque lasciare la possibilità all'espositore di esprimere il suo carattere.
- Il terzo prevede lo studio, puramente tecnico, di una struttura che si adatti a diverse aree in fiera.



Diciamo prima di tutto che non sempre "allestimento modulare" è sinonimo di scarse finiture e basso prezzo.
Un esempio su tutti sono gli allestimenti modulari presenti a VicenzaOro. Hanno una altezza di metri 5,5 e presentano una scelta (sia pur limitata) di moduli espositivi che permettono un minimo di personalizzazione. In questo caso il prezzo è in linea con quello di un allestimento personalizzato e l'offerta non si rivolge a chi vuole si vuole distinguere dagli altri ma a chi non sa dove sbattere la testa!

Questo è solo il primo post di una articolata serie che ci porterà di analizzare nel concreto:
- Il progetto (rimasto sulla carta) di una collettiva per l'Istituto Commercio Estero - ICE.
- L'esempio concreto di progettazione e gestione della collettiva Buyer Point in Italia.
- Le fasi di progettazione e gestione di Buyer Point International al Palazzo del Parlamento di Bucarest che si svolgerà ad Ottobre, quindi in fase di lavorazione!

Alla prossima!!!